מה זה ניהול ידע מעונן?

רכיבי ניהול ידע (Knowledge management) עיקריים:

• "ארכיב ארגוני מרכזי" המייצר סטנדרט יצירה/ עדכון/ שיתוף/ אירכוב מסמכים בעסק.
• מנוע חיפוש המאפשר שליפת מידע ברמת מסמך, טקסט, מילה (פונולוגית ) מתוך מאגר "הארכיב הארגוני המרכזי".
• כלי המאפשר שיתוף פעולה בין עובדי חברה ברמת פרויקט / משימה /קבוצת עבודה תוך שמירה על סטנדרטים של יצירה / עדכון / שינויים במסמכים בסביבת העבודה האחידה ("ארכיב ארגוני מרכזי ").
• יצירת אזורי עבודה לקבוצות עבודה לפי פרויקט /משימה תוך ניהול הרשאות גישה, עדכון ושיתוף ברורים לכל החברה.
• ניהול פרופילי משתמשים הכולל הרשאות גישה, העדפות חיפוש וחשיפתם בחברה,ניהול לוג תנועות משתמש במסמך.
• שיתוף מערך הדואר האלקטרוני לתוך "ארכיב ארגוני מרכזי " וניהול המידע הלא פורמלי בדוא"ל שיהפוך למידע מובנה במערכת ניהול הידע. 

ספקי יישומי  המחשוב השונים (ERP , CRM , BILLING , PLM , Knowledge management  ועוד ) עושים צעדים עקב בצד אגודל לאפשר ללקוחותיהם בחירה חדשנית לרכישת היישום כשירות.

במאמר הזה נדון בתחום ניהול הידע ההופך להיות נגיש כתוכנת שירות Saas.

אילו קריטריונים יש לקחת בחשבון בתהליך אפיון מערכת ניהול ידע בענן ?

  איזה סוג ארגון לפנינו ומה הפריסה שלו ?

ארגון לוקלי – ארגון שכל פעילותו במדינה אחת, הרוצה ליישם מערכת ניהול תוכן צריך לחשב עלות /תועלת של האפשרויות הבאות :רכישת שרת אחסון בעסק + רכישת רישוי תוכנה לעובדיו או יישום תוכנת ניהול ידע מבוססת שירות, כאשר המידע מאוחסן ומאובטח בענן. 

ארגון גלובלי  – ארגון שקשת משתמשיו לקוחותיו ושותפיו העסקיים פרוס באתרים שונים בעולם,סביר שירצה ליישם מערכת ניהול ידע בענן .

אפשרות הגישה /שיתוף המידע /עבודה בשיתוף פעולה בין קבוצות פיתוח /תמיכה ללא תלות במיקום ובזמן.

מתן אפשרות גישה ולו רק לצפייה בלבד לשותפים ולקוחות הארגון תוך שמירת אחידות  תוכן ואפשרויות חיפוש נרחבות, יהוו פרמטר מוביל בבחירת מערכת ניהול ידע בענן .

חשוב להחליט היכן לאחסן את המידע :בשרתי ספק התוכנה או להפריד את השרתים לחוות אחסון של נותן שירות יעודי .

לרכוש את השימוש בשירות (בתוכנה) מספק הפתרון על מנת לקבל את התמיכה /שדרוגי גרסאות התוכנה .

 מה היקף הרישוי הנדרש וסוג הפעילות של המשתמשים ?

תהליך אפיון דרישות לקראת רכישת מערכת מחשוב כולל תמיד את שיקולי עלות הרישוי.

כאשר אנחנו רוצים להכניס סטנדרט עבודה בנושא ניהול ידע כל עובד בארגון הרשאי ליצור /לעדכן /לקרוא מסמכים בארגון יקבל גישה למערכת. אם בנוסף  אנו רוצים להרחיב את הרישוי ללקוחותינו /שותפינו העסקיים, הנושא עשוי להפוך להיות הוצאה כבדה לעסק.

מודל רישוי התוכנה כשירות (ניהול הידע בענן ) עשוי לפתור זאת לדוגמא באמצעות רישוי לפורטל יעודי במחיר  חד פעמי שדרכו יוכלו להתחבר ולפעול קבוצת משתמשים רחבה, ללא צורך לשלם שירות חודשי אישי לכל אחד מהם .

חשוב לאפיין במדויק את הרשאות הגישה /הביצוע /השיתוף של כלל המשתמשים הייעודיים למערכת כפרמטר חשוב לקראת בחירת פתרון ניהול הידע בענן .

 רמת אבטחת המידע , רמת הנגישות בכל זמן , רמות ההרשאות למשתמשים .

על מנת לשים מערכת ניהול ידע בענן יש צורך בביטחון מלא ותמיכה נמרצת של הנהלת החברה לעשות זאת .

עסק המנהל מידע רגיש וסודי (בטחוני ,פיננסי , בריאותי ) סביר להניח שיבדוק עצמו וארגונים הדומים לו לפני קבלת ההחלטה .

פרמטר נוסף זמינות המידע מכל מקום ובכל זמן ,מה קורה כאשר יש שיבושים בשירותי האינטרנט ? האם ניתן לעבוד off line  ולסנכרן את המידע בשלב מאחר יותר ?

 איזה מסמכים אנחנו נדרשים לנהל ,באיזה היקפים ,תדירות וקצב התעבורה במסמכים .

בעידן הנוכחי ניהול הידע מתקיים במשרדי החברה ובאתרים וירטואליים כגון : אתר החברה / בלוג החברה באינטרנט , באתרי סרטים ותמונות ורשתות החברתיות.

• יש צורך לאפיין באיזה סוגי מידע עסקינן ומה היקפו ? מה יתוחזק במסגרת מערכת ניהול הידע ומה מחוץ לגבולותיה ?

מידע מובנה – מסמכים הנוצרים בכלי ישום משרדי סטנדרטיים : word ,excel ,power point, adobe reader

מידע לא מובנה  –  מידע הקיים ב hard copy  או על פתקים וניירות ,בדוא"ל היסטורי, יש לסרוק או לשכתב לסטנדרט ניהול התוכן .

מידע מקודם וירטואלי – מידע עיסקי שהוקם למטרת קידום השיווק באינטרנט כגון ערוצי YouTube  ודומיהם , מצגות באתרי שיתוף , תמונות באתרי אחסון ברשת, מידע זה שייך לוגית לניהול הידע הארגוני אך מוקם, מעודכן ומשתף באתרים במרחב הקיברנטי .

פוסטים וסטאטוסים בכלי מדיה חברתית אתרים ובלוגים של הארגון.

לינקים לכתבות , סרטונים ,מצגות , תמונות שקיבלנו באמצעות דוא"ל ומאוחסנים מחוץ לארגון .

• תדירות שליפה ואחזור מסמכים, קצב והיקפי העדכון, היקפי רמות שיתוף והחזקת גירסאות מקבילות פתוחות של מסמך, פרמטרים אלה עשויים להשפיע על  תנאי סף הכרחיים לאחסון בענן – יש לבחון פרמטרים כמרכזיים וחשובים בשלבי האפיון.

 על מי לסמוך ?

האם אחסון בענן מספיק לארגון שלנו ? או " לכל צרה שלא תבוא "  נוסיף גם שרת מקומי כגבוי?

שיקול זה נובע כמובן לא רק מהיבט כספי אלא תלוי בסוג הארגון, המידע והצורך בזמינות ואי טולרנטיות לכשל .

 לסיכום :

 ניהול ידע מתחיל להציע פתרונות תוכנה כשירות (Saas ), הנושא מורכב ועשוי להועיל עבור חברות שלמדו היטב את הצרכים והיתרונות שמחשוב ענן עשוי להביא אך שוב לפני החלטה, אפיון מדויק והתאמה לצורך הכרחיים .

בכל מקרה חשוב לזכור שלאחר בחירה ותחילת יישום מערכת ניהול ידע בענן , בכל שלב אפשר להחליט להיפרד ולהחליף את השירות בענן למוד העבודה "הישן":שרתים בחצר העסק ורכישת רישיונות תוכנה שיהיו בכספת לעד…